Sex-punkt-tre. Det är hur många timmar, enligt en nyligen genomförd studie på uppdrag av teknikjätten Adobe, som amerikanerna i genomsnitt spenderar på e-postmeddelanden varje dag. På ett annat sätt: Du spenderar en hel tredje av ditt vakna liv limmat till din inkorg och svarar på meddelandetrådar som uppriktigt sagt kan hasas ut under en fem minuters IRL-chatt. Något måste ge.
Tack och lov att få det att ge är i många fall lika enkelt som att trycka på en knapp. Genom att implementera en serie beprövade taktiker kan du minska dina timmar på e-post till ingenting. Tänk bara: hur mycket tid skulle du spara om du aldrig skulle behöva ladda ner en bilaga manuellt igen? Eller vad händer om du kunde ta ett snabbt skickat e-postmeddelande från etern, vilket sparar tid (och panik!) Till att skriva ett 'Jag är så ledsen, jag menade inte att skicka det' e-postmeddelandet?
Ja, allt detta Internet-jujitsu är möjligt. Vi har lagrat ihop de 17 bästa tidsbesparande, livsförbättrande, effektiviseringshöjande e-posthackarna nedan. Så läs vidare, för den ödesdigra inkorgen noll väntar. Och missa inte för fler sätt att få ut det mesta av dina 6,3 timmar 15 kalla öppna e-postmeddelanden som skiljer dig .
1 Avsluta massivt prenumeration.
Shutterstock
Det är en bra insats att din inkorg är lika rörig som en senior sovsal under finalen. Det är också en bra satsning att det mesta av det här röret beror på dagliga eller veckovisa e-postmeddelanden från återförsäljare, organisationer och andra nyhetsbrev som du kanske har registrerat dig under åren. Genom att använda Unroll.me kan du spåra alla listor du befinner dig på - och avsluta prenumerationen på alla du inte längre vill få information från. Faktiskt, ett Bästa livet redaktören kunde använda Unroll.me för att hitta en hel del 135 prenumerationer. Hur många kommer du att dyka upp? Och hur många kunde du göra utan?
2 Aktivera kortkommandon.
Shutterstock
Vi känner alla till de grundläggande kortkommandona. (Kommando- TILL : Välj alla. Kommando- C : kopia. Kommando- P : klistra in. Etc.) Men Gmail-användare har möjlighet att aktivera en avancerad uppsättning genvägar. Gå först till inställningar . Klicka på allmän flik. Ungefär halvvägs ser du en tangentbordsgenvägar alternativ, inaktiverat som standard. Slå på den så får du tillgång till dessa enkla tangenttryckningar:
- C : starta ett nytt meddelande
- Flytta- C : starta ett nytt meddelande i ett nytt fönster
- D : starta ett nytt meddelande på en ny flik
- F : vidarebefordra ett meddelande
- #: ta bort ett meddelande
- Flytta- Jag : markera ett meddelande som läst
- Flytta- U : markera ett meddelande som oläst
- Kommando- S : spara ett meddelande
3 Och automatisera dem sedan.
Shutterstock
Om du har problem med att memorera det här kompendiet med kortkommandon, Nyckelhjul, ett Google Chrome-tillägg, kommer att påminna dig när du skriver. (Icke-invasivt, förstås.) Och för fler sätt att bli en produktivitetsmaskin, lär dig 15 sätt att fördubbla din produktivitet på halva tiden.
4 Använd hashtags.
Ja, verkligen, det sociala medias signaturverktyg fungerar också för e-post. Kasta in en hashtagg eller två i slutet av din signatur - den del av e-postmeddelandet som vanligtvis klipps in, så att mottagarna inte ser eller bedömer din tagg '#workhardplayhard' för enkel sökning. Skriv bara hashtaggen i sökfältet högst upp i inkorgen så visar du varje e-post som kodas med den.
5 Aktivera alternativet 'unsend'.
Shutterstock
Vi har alla varit där: du skriver ett e-postmeddelande, skickar det till etern och inser omedelbart, Å nej, det meddelandet var inte redo att skicka. Det visar sig att du kan ta tillbaka dina meddelanden från randen genom att installera en användbar fördröjning. Gå till exempel i Gmail inställningar , då allmän . Du hittar ångra knappen som det femte alternativet. Sätt på den. Du kan välja från en rullgardinsmeny med 10 sekunders intervall för att diktera hur mycket tid du har innan ditt meddelande skickas ut för gott.
6 Ställ in funktionen på 10 sekunder.
Shutterstock
Ett tips: om du använder e-post som en de facto tjänst för snabbmeddelanden rekommenderar vi att du ställer in ångra knappen till 10 sekunder. På det sättet skickas dina svar inte med en halv minuters fördröjning. Nej, 30 sekunder låter inte så mycket, men låt oss säga det så här: Om din valfria chattjänst (Slack, GChat, Facebook Messenger - vad som helst!) Innehöll varje utgående meddelande så länge, skulle dina kontakter snabbt växa ut.
7 Eller fyll bara i fältet 'till' sist.
Shutterstock
Det är en bra vana att anta, folkens. (Se tidigare två bilder.)
8 Använd denna avmarkering.
Shutterstock
'För ett e-postmeddelande som börjar med en hälsning av' hej 'eller' hej 'skulle en avslutning som' bäst 'vara konsekvent', säger Patricia Napier-Fitzpatrick , grundare och president för Etikettskolan i New York . '' Bäst '', även om det är överanvändt, är en av de säkraste stängningarna i allmänhet, eftersom det är inoffensivt och allmänt lämpligt. '' Det stämmer: Trots sin häftiga överanvändning är 'Bäst' det Det enda bästa sättet att skriva under dina e-postmeddelanden.
9 Och denna e-post signatur.
Shutterstock
När du är på väg vill du åtminstone avstå från irriterande, söta fraser ('Förlåt alla skrivfel.' 'Skickat från min 1,21 gigawatt-processor.' 'Skickat från min iPhone - tänk på miljön innan du skriver ut . ') i stället för något enkelt, elegant, direkt till punkten:' Skickat från vägen. ' Enligt Ben dattner , en chefcoach, kontrollerar den alla dessa rutor samtidigt som den framkallar en Kerouac-atmosfär. Det är inte konstigt The One Email Smartphone Signature Alla borde ha.
10 Och detta out-of-office-meddelande.
Enligt Jane Scudder , professor vid Loyala University Chicagos handelshögskola, när du fyller i ett meddelande utanför kontoret är det här formatet du bör hugga till:
Tack för ditt mail. Jag är OOO från tisdag 12 juni till fredag 15 juni utan tillgång till e-post. Om detta är brådskande, vänligen kontakta [PERSONEN SOM HAR NEDAN DU PÅ KEDJAN - eller, om du har en, DITT KAFFEHÄLLANDES NAMN] på [DERES E-POSTADRESS]. Annars svarar jag på alla meddelanden när jag återvänder .
För information om nitpicknivå, som om du vill avsluta meddelandet på din sista dag eller din första dag tillbaka - eller om du vill inkludera ett telefonnummer om inte - kontakta bara uppriktigt sagt för omfattande guide i ärendet.
11 Ändra displayens densitet.
Gmail-användare kan välja mellan tre olika bildskärmstätheter för sin inkorg: bekvämt, mysigt och kompakt. Visningstätheten påverkar inte mer än hur mycket vitt utrymme finns mellan varje meddelande i din inkorgsskärm. Det är lite mer än en fråga om preferens, men tänk på det termer av, ja, en uppsats. Bekvämt är som dubbelfodrad avstånd, där mysigt är enkelfodrat avstånd, och kompakt liknar halvfodrad avstånd.
12 Glöm inte att arkivera.
Shutterstock
Du kan eliminera e-postmeddelanden från din inkorg utan att helt behöva rensa dem från existensen via papperskorgen. Genom att 'arkivera' enskilda meddelanden döljs de omedelbart från din inkorg och alla dina mappar. Men du kan fortfarande spåra dem, om det behövs, via sökfunktionen. I Gmail kan du omedelbart arkivera meddelanden efter att ha öppnat dem genom att klicka på det lilla 'x' som visas bredvid ämnesraden.
13 Följ tvåminuttersregeln.
Shutterstock
Två minuters regel är ett säkert sätt att ta itu med e-postrelaterad stress. Så här fungerar det: Om du kan svara på och glömma ett e-postmeddelande på två minuter eller mindre, ta itu med det direkt. Om inte, kasta den åt sidan för senare.
14 Gruppera dina e-postsvar.
För att skära ned den tid du spenderar limmad på skärmen fångad i sinnesdämpande fram och tillbaka-utbyten, ange tider på dagen som e-postsvarande perioder. (Kanske är det en timme på morgonen och 90 minuter på eftermiddagen. Kanske är det tre timmar efter lunchen. Oavsett vad som fungerar för dig!) Svara bara på e-post under dessa tidsramar - och aldrig utanför dem.
15 Täck din e-post till 140 tecken.
Ja, precis som en Tweet (eller åtminstone en Tweet före revolutionen). Som Andrew Bag , VD för Gab, det sociala nätverket, rådde i ett medium posta , det är bäst att hålla dina e-postmeddelanden så korta som möjligt. 'Jag skulle vilja hjälpa dig att lösa problem X. Jag gör Y och Z föreslog att vi skulle ansluta. Är du fri att chatta? ' Det finns inget behov av blommiga hälsningar alls.
sex koppar som känslor
16 Ställ in bilagor för automatisk nedladdning.
Shutterstock
Om detta, då det (IFTTT) , en e-postoptimeringsapp, kan hjälpa dig att ställa in specifikt 'språk' så att säga, som kommer att skära ut en massa mellanhandstyp. Till exempel: om ett inkommande e-postmeddelande har en bilaga, laddar IFTTT automatiskt ner det till din Google Drive.
17 Svara inte på e-post efter timmar.
Det är ingen hemlighet att amerikanerna är överansträngda - och som Adobe-studien avslöjade kommer mycket av den överansträngningen från frekvent e-post. Därför införde kommunfullmäktige i New York tidigare i år ett lagförslag som skulle göra det olagligt för företag att kräva att anställda kontrollerar e-postmeddelanden på öppettider. (Den är inspirerad av en lag som för närvarande finns i Frankrike, där företag med personal som är större än 50 måste sätta strikta riktlinjer för efterarbete, annars får de ekonomiska påföljder.)
För att upptäcka fler fantastiska hemligheter om att leva ditt bästa liv, Klicka här för att registrera dig för vårt GRATIS dagliga nyhetsbrev!
