När det gäller e-post kanske du tror att du vet allt som finns att veta. När allt kommer omkring skickar och mottar de flesta av oss i genomsnitt 121 e-postmeddelanden per dag , enligt tekniskt marknadsundersökningsföretag Radicati-gruppen . Men även om du sannolikt spenderar en betydande del av varje dag i din inkorg, kan du fortfarande lära dig en sak eller två. Egentligen finns det massor av e-postetikettregler som regelbundet undviker dig och många andra människor i din kontaktlista. Vill du vara säker på att du är elektroniskt artig? Här är de 17 gyllene reglerna för e-post du förmodligen inte visste, men behöver veta.
1 Svara så fort du får ett e-postmeddelande, även om du behöver mer tid.
Shutterstock
Ingen uppskattar att få ett svar på ett e-postmeddelande veckor efter att de skickat det. Faktum är en 2018-undersökning utförd av konsultföretaget Toister Performance Solutions avslöjade att 41 procent av befolkningen förväntade sig ett e-postsvar från sina kollegor på under en timme. (Börja utarbeta ursäktsanteckningar till din bokföringsavdelning nu!)
Naturligtvis kräver vissa e-postsvar dig att tugga över dina tankar och utarbeta ett uppmätt meddelande. I dessa fall är lösningen enkel: Svara inom några minuter för att meddela avsändaren att du fick sitt meddelande, men behöver lite mer tid för att reda ut saker. På så sätt vet de att du har tagit hänsyn till deras e-post och inte bara ignorerar dem.
2 Använd 'Svara alla' med försiktighet.
Shutterstock
Det finns en avgörande skillnad mellan alternativen 'Svara' och 'Svara alla'. Och ändå, många e-postanvändare inser tyvärr inte det. Om du är en av dem, vet du att när du väljer det senare, så får varje mottagare som var CC på det ursprungliga meddelandet ditt svar - och oftare behöver du inte översvämma allas inkorgar.
Dessa onödiga massmeddelanden är en sådan plåga, det finns en ordalydelse för att beskriva dem: ' Svara Allpocalypse . ' Så nästa gång du svarar på ett massmeddelande, överväga vem som verkligen behöver läsa ditt svar: hela företaget eller bara den ursprungliga avsändaren?
3 Om du vill ha svar från någon, gör inte CC.
Shutterstock / Jacob Lund
När du kopierar någon på ett e-postmeddelande - vilket innebär att du 'kopierar' dem, betyder det vanligtvis att du vill hålla dem med i konversationen, men inte nödvändigtvis letar efter svar från dem. Och som utbildningsprofessionell Dannielle Walz varnar, missbruk av CC-alternativet kan leda till kommunikationsproblem.
'Genom att CC-inlägga dina kollegor i många e-postmeddelanden kan de börja sluta se dina e-postmeddelanden som viktiga och kan placera dem direkt i en' referensmapp 'eller' läs senare mapp ', skrev hon i en LinkedIn posta. 'Detta kan leda till att viktig information missas i framtiden.'
Så, om du förväntar dig svar från någon, placera deras e-postadress i fältet 'Till' och använd 'CC' -funktionen sparsamt.
4 Förstå när och när du inte ska använda BCC.
Shutterstock
BCC-fältet är ännu mer komplicerat och undviker ständigt även de mest erfarna e-postanvändarna. Men låt oss bryta ner det: BCC står för 'blindkopie', så även om det liknar CC-ing, visar BCC-ing inte den personens e-post till andra mottagare, vilket betyder att ingen annan i kedjan kommer att se att du inkluderade dem.
Så när är det okej att använda BCC? Hillel Full av Inc. tidningen säger att det är strikt för mass e-post eller när någon introducerar dig via e-post till någon annan.
'I alla andra fall, när du mailar någon och BCC till någon annan, är du oärlig - gillar det eller inte,' konstaterar Fuld. 'Du skickar e-post till Person X och låter Person Y avlyssna din konversation utan att de vet det. Person X har ingen aning om att någon annan läser det här e-postmeddelandet, medan du i verkligheten också skickade det till någon annan. '
5 Använd utropstecken sparsamt.
Shutterstock
Det är lätt att kasta ett utropstecken i dina e-postmeddelanden här och där, men försök att inte göra ett vana av det. Medan de historiskt används för att indikera spänning, kan utropstecken i ett e-postmeddelande lätt förväxlas med falska eller passiva aggressivitet.
drottning av koppar resultat
'Användning av onödigt utropstecken i [ett] e-postmeddelande kan lätt förstöra den underliggande innebörden av din text,' Anna Verasai förklarar på HR Digest . 'Använd den bara när du behöver betona något som är viktigt. Tänk på hur din läsare kan tolka meddelandet när de läser det. '
6 Var försiktig med din användning av humor.
Shutterstock
Alla älskar a bra skämt då och då, men eftersom ton kan missförstås när det inte motsvarar personligen är det bäst att lämna skämt i dina e-postmeddelanden. 'Boka humor för ett telefonsamtal eller personligen', professor i affärsskrivande, David Silverman , skrev i affärsrecension från Harvard . 'På det sättet, när det finns en bedövad tystnad i andra änden av linjen eller längst bort på konferensbordet, kunde jag säga,' Jag tror att du kanske inte inser hur rolig jag anser mig vara, och med tanke på det, jag tror att jag kommer att sluta nu. ''
Men allvarligt: En avgörande studie från 2005 som publicerades i Journal of Personality and Social Psychology avslöjade att medan avsändare förutspådde att deras mottagare kunde exakt dechiffrera sin ton 80 procent av tiden, kunde mottagarna faktiskt bara läsa tonen 56 procent av tiden.
7 Hoppa över slangen.
Shutterstock
Med ökningen av snabbmeddelanden, förkortade former av engelska språket har blivit vanligare - som 'u' för 'dig' eller 'vill' istället för 'vill.' Men precis som humor inte ofta sitter fast när det gäller e-post, slang är ett liknande no-go. Enligt en OnePoll undersökning, 37 procent av människorna tyckte att slanganvändning på arbetsplatsen var oacceptabel, och 55 procent sa att hoppa över 'lol' när det gäller att skicka e-post till din chef.
8 Var uppmärksam på ämnesraden.
Shutterstock
Ämnesrader är enkla men nödvändiga. Och eftersom de flesta e-postmeddelanden läses vidare Mobil enheter —55 procent, enligt e-postleveransföretag Returväg —Det är viktigt att spika dem. Korta, korta och direkta ämnesrader är bäst. Syftet med din e-post bör anges tydligt och du bör begränsa den till fem ord eller färre, eftersom mobila enheter stänger av alla ord efter det.
9 Inkludera en signatur.
Shutterstock
Har du någonsin fått ett mejl från någon och undrat: 'Vem är det här? från ? ' Även om avsändarens adress kan ge dig några ledtrådar om vem de är, räcker det ibland inte. En signatur i slutet av ditt e-postmeddelande kan omedelbart informera mottagaren om vem du är, vad du gör och hur de kan kontakta dig ytterligare.
Folket på integrerad marknadsföringsbyrå Ocreative säg att ha en e-postsignaturruta är 'som att ge en person ett visitkort varje gång du skickar ett e-postmeddelande.' Om du inte har en ännu, lägg till en signatur som innehåller ditt fullständiga namn, position, telefonnummer, e-post, webbplats och en företagslogotyp.
10 Kom ihåg att KYSSA (håll det kort och enkelt).
Shutterstock
KISS-metoden är något de flesta av oss lärde sig i grundskolan, men det betyder inte att det är mindre nödvändigt senare i livet. Bumerang , en app för produktivitet via e-post, undersökte de viktigaste metoderna för att få fler e-postsvar. Deras största takeaway? Det är bäst att skriva som om du är åtta år gammal.
Deras forskning visade att e-postmeddelanden som skrevs på läsnivå i tredje klass var 36 procent mer benägna att svara på än de som skrevs på högskolans läsnivå.
11 Var uppmärksam på bilagorna.
Shutterstock
Bilagor är ibland en nödvändig del av e-postprocessen, men du bör veta väl hur du använder dem innan du bifogar dem med övergivande. I långa e-postkedjor kan de ibland gå obemärkt förbi eller förbises, och oväntade bilagor tenderar också att vara oöppnade eftersom mottagarna är försiktiga med elektroniska virus.
Den bästa lösningen är att ringa upp dina bilagor i din e-post. Grammatik säger att det bästa sättet att meddela mottagaren av bilagor är att inkludera ett meddelande i slutet av din e-post som säger något i linje med 'Jag har bifogat [objekt]' eller 'Se den bifogade [artikeln' för mer information . '
12 Standardisera ditt typsnitt.
Shutterstock
Även om det kan vara kul att leka med teckensnittsstilar och färger finns det ingen plats för ljusrosa Comic Sans i den professionella världen. Som det visar sig är teckensnittsanvändning extremt viktigt när det gäller digital kommunikation, enligt Colin Wheildon , författare till Typ och layout: Kommunicerar du eller gör du bara vackra former? 'Det är möjligt att blåsa bort tre fjärdedelar av våra läsare helt enkelt genom att välja fel typ', sa han Amerikanska författare och artister .
Så vilka typsnitt ska du hålla fast vid när det gäller e-post? MageMail rekommenderar Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.
13 Korrekturläsa allt.
Shutterstock
När du skriver ett e-postmeddelande är chansen stor att du kommer att göra ett misstag trots allt, du är bara mänsklig. Men misstag ses inte ofta förbi när det gäller e-post på jobbet. I en Grammatikundersökning av nästan 2000 svarande sa 67 procent att det var inte okej att göra skrivfel i e-post, medan endast 6 procent tyckte att det var ett acceptabelt misstag.
14 Ange e-postadressen senast.
Shutterstock
hund ser ut som ägare jag älskar dig man
Det enklaste sättet att se till att du inte skickar ett e-postmeddelande innan det är klart eller innan det har tagits bort från några skrivfel? Vänta tills allt är i toppform innan du anger mottagarens e-postadress. Som du vet, gör e-postfel är en av de enklaste sätten att göra fel intryck.
'Det är inte bara professionalism som är problemet,' Karen Kessler berättade president Evergreen Partners Forbes . ”Det som står på spel är anställdas rykte och företaget eller organisationen. Vi har sett att dåliga e-postbeslut leder till negativa konsekvenser för den anställde - uppsägning - och för organisationen också - tvister. '
15 Och trippelkontrollera mottagarens namn.
Shutterstock
Ett stort misstag du bör undvika är att stava mottagarens namn fel, så se till att trippelkontrollera innan du trycker på skicka. Många människor se lagen av felstavning ett namn som lat och obetänksamt, framförallt när rätt stavning finns i e-postadressen. Vad ska du göra om du av misstag gör det misstaget? Kathryn Shanley , ägare av My Red Pen Editing, säger en omedelbar ursäkt är nyckeln till att behålla din trovärdighet.
16 För professionell verksamhet, använd en professionell e-postadress.
Shutterstock
Medan en personlig e-postadress är bra att använda när du korresponderar med vänner eller familj, håll den borta från det professionella affärsområdet. Detta är särskilt viktigt i en konsument-säljare situation. 2016 Kör pappa en undersökning av 1 000 amerikaner avslöjade att 75 procent anser att det är en viktig faktor att ha ett professionellt e-postmeddelande och att 33 procent skulle tvivla på att en säljare är legitim om de använde en personlig e-postadress.
'Du glömmer aldrig ett första intryck, varken i verkliga livet eller online,' GoDaddys produktchef, Steven Aldrich , sa i en påstående . 'Ofta sker din första direkta interaktion med en kund via e-post och det är väldigt viktigt att se professionellt ut i detta sammanhang.'
17 Kom ihåg att allt kan delas.
Shutterstock
Oavsett om det är vidarebefordran, BCC-ingång eller helt enkelt att blinka telefonen i någons ansikte, är det viktigt att komma ihåg att allt du skriver i ett e-postmeddelande kan ses av någon annan än den avsedda mottagaren. Därför bör all din e-kommunikation vara professionell och riskfri. När allt kommer omkring kan e-postmeddelanden till och med vara det tillåtlig i domstol , så det är bäst att aldrig skicka något som kan användas mot dig senare. Och för fler sätt att förbättra ditt arbetsliv, kolla in 25 Genius-tricks för att arbeta smartare och inte hårdare .
För att upptäcka fler fantastiska hemligheter om att leva ditt bästa liv, Klicka här att följa oss på Instagram!
