Att skriva ett e-postmeddelande kan vara svårt att navigera i . När allt kommer omkring kan varje ord du skriver tas av mottagaren på ett sätt som du inte nödvändigtvis menade. Klichéer, dåliga avslut och svaga startar kan alla distrahera personen du skickar e-post från det verkliga syftet med ditt meddelande. Och en av de vanligaste fraserna som folk kastar i sina e-postmeddelanden tolkas ofta av mottagaren: 'Jag hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra.'
Enligt Diana Lascu , en e-postmarknadsföring specialist med Flipsnack använder många människor detta som en hälsning för att starta sina e-postmeddelanden utan att ens tänka på det. Detta beror på att det ofta anses vara en 'säker start för ett e-postmeddelande.'
'Det ska generera någon form av empati. Det har varit djupt rotat i e-postetiketten och nu verkar det mer än någonsin vara rätt fras att starta dina e-postmeddelanden med. Förutom att det inte är det, säger hon. 'Det har använts i alltför många gånger för att det har tappat sin mening, och nuförtiden är det mer som ett skämt.'
iStock
Huvudfrågan är att många människor skickar denna fras till människor de inte ens känner. James Jason , den marknadschef på Mitrade, säger att denna fras ofta används för att 'bryta isen och skapa en form av anslutning 'med mottagaren av din e-post, som ofta är en professionell främling.
'Människor antar att genom att agera som om de bryr sig om mottagaren ökar de sina chanser att läsas och erkännas', säger Jason. 'Jag tycker att det borde reserveras för människor som känner varandra eller har haft någon form av tidigare koppling. I annat fall kan det låtsas att det låtsas att bry sig om en främling ganska illa. '
För det mesta, om du skickar e-post till en främling, har du ingen aning om vad som händer i deras liv. Och frasen 'Jag hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra' kommer förmodligen inte att landa bra med någon som går igenom en svår tid, som en död i familjen, ett professionellt bakslag eller en skilsmässa. Ibland kan det förlåtas för att mottagaren vet att avsändaren inte är medveten om sina personliga förhållanden, men under pandemin säger Lascu att det är särskilt besvärligt eftersom alla är medvetna om att 'de flesta bara inte har det bra'.
'Problemet med använder denna fras under en global pandemi är det som ton-dövt, säger han Kimberly Smith , marknadsföring krubba vem övervakar e-postmarknadsföringsstrategi på Clarify Capital. 'COVID har stört hela industrier och ekonomier och utmanat det samhällets emotionella, mentala och fysiska välbefinnande.'
Enligt Smith är empati och social samvetsgrannhet två saker som är extremt viktiga att träna i svåra tider. Och medan e-post ofta ses som mer professionell snarare än personlig bör du fortfarande ha en e-postintroduktion som återspeglar en 'viss medvetenhet om vad mottagaren känner.'
'Börjar med' Jag hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra 'läser som om du ignorerar elefanten i rummet och skapar en koppling mellan avsändaren och mottagaren', säger hon.
RELATERAD: För mer uppdaterad information kan du registrera dig för vårt dagliga nyhetsbrev .
Jason säger att han skulle rekommendera att hålla sig borta från klichéfraserna när du mailar, särskilt om du skickar e-post till någon du inte känner till. En enkel 'Hej' följt av deras namn är en naturlig hälsning som 'inte kränker någons känslor eller privatliv', säger han. Dessutom visar det att du har lite etikett genom att hälsa på personen du skickar e-post innan du fortsätter med ditt meddelande.
Men om du har interagerat med den här personen tidigare, använd det, säger Jason. 'Till exempel, säg' Vi träffades på LinkedIn ... 'och gör din poäng. Tänk på att människor är för upptagna för att slösa bort en sekund med att försöka gissa vem du är eller varför en främling vill veta hur de mår, säger han. Och för fler e-postfel att undvika, Det här är det värsta sättet att avsluta ett e-postmeddelande, visar forskning .
två av trollstavar känslor
