Med coronavirus pandemi stängning av kontor runt om i världen, oräkneliga företag och privatpersoner tänker om hur arbetsdagen ser ut. Ändringarna sträcker sig dock långt bortom svettningsklädsel - för många betyder det också en plötslig översvämning av videokonferenssamtal.
Men med många människor använder Zoom och andra videokonferensplattformar För första gången kan det bara vara två mycket olika saker att logga in på ett möte och få ut mesta möjliga av dessa videokonferenser. Med hjälp av experter har vi sammanfattat de slutgiltiga doserna och don-donna som hjälper dig att göra varje videokonferenssamtal utan problem.
Do: Håll området bakom dig snyggt.
Shutterstock / fizkes
Om du inte skulle bjuda in dina kollegor till ditt kontor utan att städa upp det först, ska du inte bjuda in dem ditt hemmakontor när det är något mindre än snyggt.
'Du vill att kollegor ska se ditt hemmakontor vara snyggt och organiserat', säger Kristen Southall Watts , författare till Solo Workday . Dessutom städar ditt utrymme , Rekommenderar Watts att man undviker en direkt siktlinje till dörren och omorganiserar kontoret så att familjemedlemmar som kikar in inte blir en del av ditt möte. ”
Gör inte: Placera din dator under ditt ansikte.
Shutterstock
Det är viktigt att hålla god ögonkontakt för möten, oavsett om du har dem personligen eller online, så se till att kameran är korrekt placerad.
'Alla har vinklar som ser bra ut för dem - men ingen vinkel är från marken och ser upp', säger Flynn Zaiger , VD för kreativ digital marknadsföringsbyrå Online optimism . Istället rekommenderar Zaiger att höja din dator så att den är något över ögonhöjd för att göra det lätt för andra att se dig och ser till att du ser bäst ut .
Do: Stäng av dina aviseringar.
Shutterstock / Alexey Boldin
dröm om hunden springa iväg
Dessa aviseringar som kommer in på dina enheter är inte bara distraherande för dig utan de distraherar för alla i ditt videosamtal.
'Du behöver inte meddelas om varje nyhetsrubrik eller nyuppladdad video när de inträffar, speciellt inte under dina särskilda arbetsblock', säger Watts, som konstaterar att 'varje gång du tittar snabbt på dina sociala medier, du förlorar mycket produktiv tid. ”
Gör inte: Vänta till sista minuten för att träna tekniska kinks.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Om du vill att ditt möte ska fungera smidigt, se till att du har testat din programvara - inklusive dina video- och ljudinställningar - innan du startar samtalet.
'Att starta mötet och sedan inse att ljudet är hackigt eller att videon är trasig orsakar förseningar', säger Reuben Yonatan , VD för GetVoIP , som varnar för att detta till och med kan kosta dig affärer om det får kunder att se dig som ineffektiv. För att se till att allt är i ordning rekommenderar Yonatan att du gör en torr körning med en vän som kan ge dig feedback.
Do: Bygg in lite stillestånd mellan samtal.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Även om du har back-to-back-möten kan det vara skillnad i hur effektiv du är i var och en om du bara har några minuters stillestånd mellan dem.
'Efter samtal och konferenser behöver du några minuter för att skynda på uppföljnings-e-postmeddelanden eller texter, ordna eventuella anteckningar du tog under mötet och mentalt växla redskap för nästa uppgift', säger Watts och noterar att bristen på förberedelsetid mellan samtal kan öka risken för distraktion.
Gör inte: Tala för snabbt.
Shutterstock / fizkes
Låt inte ditt vanliga tal på en minut göra det svårt för dina kollegor att förstå den punkt du försöker komma över.
'Prata inte för snabbt så att de som lyssnar (och tittar) har svårt att förstå dig', säger Deborah Sweeney , VD för MyCorporation . Om du behöver ta dig en paus rekommenderar Sweeney att du ler mot kameran istället för att använda utfyllnadsord som 'um' eller 'öh', vilket kan få dig att vara oförberedd.
Do: Var uppmärksam på andras kroppsspråk.
Shutterstock / Fokus och oskärpa
Att ha för många talar på en gång kan förvandlas till en oförståelig kakofoni på ett ögonblick. Om du vill undvika överlappande tal, se till att du läser mötesdeltagarnas kroppsspråk att få ledtrådar för när det är säkert att prata.
'De vanliga tecknen att se upp för är nickande huvuden eller munnen börjar öppna', säger Julian Jost , VD och grundare av Mellanslag .
Gör inte: Håll onödiga flikar öppna.
Shutterstock / Friends Stock
Om du vill hålla dig inriktad på uppgiften - och undvika potentiell förlägenhet - se till att alla onödiga flikar är stängda eller minimerade under ditt möte.
”Du vill inte bli otäckt när någon frågar,” Kan du dela din skärm och visa oss? ”, Säger Shayne Sherman , VD för TechLoris , som konstaterar att för många flikar öppna samtidigt kan till och med påverka kvaliteten på ditt samtal.
Do: Använd dina hörlurar.
Shutterstock / fizkes
Dina kollegor vill lyssna på dig - inte ljudet av dina barn som leker, din hund som skäller eller att ambulansen går utanför.
'De flesta bärbara mikrofoner är riktigt dåliga och tar upp varje litet ljud', säger Julie Bee , president av BeeSmart sociala medier . 'Hörlurar och hörlurar minimerar bakgrundsljudet och tar upp vad du säger.'
Gör inte: Läsning.
Shutterstock / Pressmaster
Om du vill att deltagarna i ditt möte ska hålla sig engagerade, försök att främja en dialog istället för att hålla ett tal.
'Våra uppmärksamhetsområden är ännu kortare idag, så istället för att sitta framför en dator och prata med dem som är på samtalet, engagera människor i konversationer', rekommenderar Bee, som säger att denna vana också håller människor engagerade och uppmärksamma på samtalet .
Do: Använd ljudknapparna och avstängningsknapparna.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Du behöver inte ha mikrofonen eller kameran på under varje möte om du inte har blivit särskilt ombedd att göra det.
”Om du inte talar, stum av dig själv. Om du behöver flytta mycket, eller stå upp och ta en paus från mötet ... dölj sedan din video och stäng av dig själv, föreslår Bee.
Gör inte: Lita uteslutande på WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
varför bär vi vigselringar på din vänstra hand?
Att ha en reservplan om din WiFi skulle stänga av betyder att du inte kommer att sakna en enda viktig detalj.
'Ingenting slår den bunnsolida nätverksprestandan hos en gammal ethernet-kabel', säger Jovan Milenkovic , medgrundare av KommandoTech . Även om många bärbara datorer inte längre har Ethernet-portar, konstaterar Milenovic att CAT5 till USB-adaptrar är billiga och lättillgängliga för att göra det möjligt att ansluta.
Do: Ställ in automatisk inspelning.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Istället för att frenetiskt försöka ta anteckningar under ditt möte, ställ in automatisk inspelning så att du kan njuta av en verbatim logg över allt som hände efteråt.
'Zoom låter dig automatiskt spela in samtal, och detta kan vara ovärderligt för inspelning av klient- eller teamåterkoppling på ett projekt,' säger Dusti Arab , affärsstrateg med The Reinvention Co. .
Gör inte: Lämna andra internetaktiverade enheter igång.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Att stänga av andra internetaktiverade enheter runt ditt hem innan du börjar ditt möte kan hjälpa dig att begränsa förseningar i din anslutning och hålla dina videokonferenssamtal smidiga.
”Även det bästa internetpaketet garanterar inte att ditt heminternet kan hålla långa affärsmöten via videokonferens,” säger Milenkovic, som rekommenderar att be rumskamrater och familjemedlemmar att lägga spel och nedladdning i vänteläge under hela mötet, när det är möjligt.
Do: Använd chattfunktionen.
Shutterstock / Rawpixel.com
Det finns en enkel lösning om du vill undvika att alla pratar över varandra när det är fråga och svar i slutet av ett möte.
'Använd chattfunktionen för att ange att du har en fråga eller ett uttalande först istället för att bara blurt ut det', föreslår Matthew Ross , medgrundare och COO för The Slumber Yard .
Gör inte: Bär dina svettningar.
Shutterstock / fizkes
Behandla dina virtuella kollegor med samma respekt som du behandlar dem personligen och se till att du ser ut till mötet.
'Försök att undvika allt för ljust och allt med för många mönster', föreslår Kyle Turk , VP för marknadsföring på Keynote-sökning . Turk tillägger att även om du tror att dina kollegor bara kommer att se dig från axlarna uppåt, är det alltid en bra idé att bära arbetsbaserade underdelar om du måste stå upp eller röra dig.
Do: Ha en reservplan.
Shutterstock / Monkey Business Images
Ha all tillämplig inloggningsinformation för ditt möte till hands så missar du inte ett slag om din anslutning drar.
'Se till att du har ett telefonnummer eller en reservplan om det inte ansluter online som planerat', föreslår Paige Arnof-Fenn , grundare och VD för globalt strategiskt marknadsföringsföretag Mavens & Moguls .
Gör inte: Använd ditt tangentbord.
Shutterstock / Jacob Lund
Om du vill göra anteckningar under ditt möte, ha en anteckningsbok till hands i stället för att trycka bort på tangentbordet.
'Oavsett om du tar anteckningar eller svarar på e-post eller lagchattar, ljudet av din typ är distraherande', säger Mark Strassman , SVP och GM för UCC vid LogMeIn . Om handskrivna anteckningar inte verkar vara ett adekvat alternativ, föreslår Strassman att du använder den inbyggda transkriptionstjänsten som är tillgänglig på de flesta videokonferensplattformar.
Do: Aktivera snabbtangenter.
Shutterstock / Clear
Istället för att fumla runt för att hitta din mikrofonåtkomstknapp, aktivera snabbtangenter innan mötet så att du enkelt kan ringa in när det behövs.
'Att aktivera push-to-talk kommer att försäkra att du inte är orsaken till vitt brus, ekon och bakgrundsbrus i en gruppsamtalsmiljö', säger Keenan Beavis , grundare av Longhouse Media , som noterar att denna funktionalitet är tillgänglig på plattformar som Zoom, Skype och Discord.
Gör inte: Glöm att logga ut.
Shutterstock / shurkin_son
Innan du byter tillbaka till svett kommer du att vilja ta ett avgörande sista steg: avsluta samtalet.
'[Låt inte din vakt gå ner innan du loggar ut - mikrofonen / högtalaren kan fortfarande vara live!' varnar Arnof-Fenn.
